Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris - Sekretaris jadi sisi dalam perusahaan bukanlah saja cuma seseorang tukang tulis atau pekerja yang mengatasi administrasi. Lebih daripada itu, sekretaris ikut membuat image perusahaan. 

Sebelumnya mengulas selanjutnya pekerjaan serta tanggung jawab sekretaris baiknya kita tilik apa yang dimaksud sekretaris itu. Kata sekretaris datang dari bhs Prancis “secretarie” yang setelah itu diperkembang dalam bhs Latin jadi “secretarium” atau “secretarius” yang bermakna a confidential officer atau seseorang petinggi yang diakui menaruh rahasia (Skeat, 1958 : 472). Karenanya sekretaris yaitu orang perlu ke-2 sesudah pimpinan. Hingga nyaris semua jalan raya aktivitas kantor dibebankan ke sekretaris. 

Pekerjaan serta tangung jawab 

Tugas Sekretaris dalam Perusahaan

Seperti sekelumit pembukaan diatas juga akan peranan sekretaris dalam perusahaan, berikut ini juga akan di uraikan lebih detil sekali lagi. 

1. Pekerjaan teratur atau pekerjaan keseharian yang perlu ditangani tanpa ada menanti perintah spesial dari pimpinan yang mencakup : 

Terima tamu 

Dalam terima tamu, sekretaris diinginkan dapat memisah tamu mana yang bisa berjumpa dengan pimpinan serta mana yang perlu di-handle sendiri. Pekerjaan ini mencakup mencatat pesan dari tamu yang butuh diberitakan ke pimpinan. 

Terima telpon 

Nyaris sama juga dengan hal diatas, sekretaris juga diinginkan lihai memisah telpon mana yang butuh diteruskan ke pimpinan serta mana yg tidak. Tetapi dengan tetaplah berlaku sopan supaya tidak menyinggung si penelpon. Disinilah sekretaris melakukan tindakan jadi pemisah serta penghubung pada pimpinan dengan dunia luar hingga pimpinan memiliki saat cukup untuk berpikir serta melakukan tindakan tanpa ada terganggu oleh tamu atau telpon. 

Filling atau menaruh dokumen 

Sekretaris bertugas memisah surat-surat yang masuk serta menyimpannya dengan rapi hingga waktu dibutuhkan bisa dengan gampang diketemukan. File biasanya diurutkan abjad menurut nama perusahaan serta dikelompokkan berdasarkan type surat, serta tanggal penerimaan atau pengiriman. 

Membuat serta buat jadwal pimpinan 

Mengingat banyak pertemuan jadi sekretaris bertanggungjawab untuk mengatur mana yang perlu di hadiri, mana yang dapat diwakilkan serta mana yang ditinggalkan. Sekretaris juga mencatat saat, tempat serta kebutuhan dalam pertemuan itu. 

Mengelola petty cash 

Sekretaris umumnya diberi uang yang dicatat dalam kas kecil atau petty kontan untuk kepentingan beli alat catat atau untuk kebutuhan pimpinan. 

Membuat hasil rapat 

Tiap-tiap rapat sekretaris harus ada karna sekretaris bertugas mencatat hasil rapat serta membuatnya jadi laporan. 

2. Pekerjaan spesial atau pekerjaan yang diperintahkan oleh pimpinan yang dalam penyelesaiannya pimpinan disuruhi pendapat, pertimbangan serta pengalamannya. Pekerjaan yang didapatkan karna ada unsur keyakinan kalau sekretaris dapat menaruh rahasia perusahaan seperti : 

Mengkonsep surat kesepakatan kerja sama juga dengan relasinya/lembaga luar 

Sedikit berlainan dengan pekerjaan harian sekretaris dalam pengelolaan filling, dalam mengkonsep surat kesepakatan kerja sama memanglah dikelompokkan ke pekerjaan spesial. Karna pekerjaan ini betul-betul membutuhkan pendapat serta pertimbangan pimpinan jadi orang yang ikut serta dengan segera dalam sistem kesepakatan atau kerja sama itu. 

Membuat acara pertemuan usaha, serta sebagainya 

Dalam membuat acara pertemuan atau rapat sekretaris butuh mempersiapkan agenda, mempersiapkan tempat sekalian kertas kerja, alat catat, bahkan juga mengkonsumsi. Pada saat spesifik, sekretaris juga mempersiapkan pers release.  

Me-manage perjalanan dinas pimpinan 

Kadang-kadang pimpinan mesti menghadiri pekerjaan perlu diluar kota. Karenanya sekretaris mesti mempersiapkan transportasi seperti ticket pesawat atau kereta serta akomodasi termasuk juga hotel serta kepentingan lainnya. 

Mengikuti pimpinan sepanjang membuat pertemuan usaha. 

Dalam pertemuan usaha, seringkali pimpinan memohon untuk didampingi oleh sekretarisnya karna kadang-kadang pimpinan memerlukan sekretarisnya untuk mempersiapkan pidato atau pernyataan, atau hanya mencatat hasil pertemuan. 

Mewakili pimpinan dalam sebagian pertemuan atau undangan dari relasinya bila pimpinan berhalangan. 

Sifat paling utama yang mendasar dari pekerjaan sekretaris yaitu mesti terkait segera dengan pimpinan atas basic sama-sama yakin. Sekretaris diinginkan bertindak yang juga akan mendukung gagasan serta beberapa langkah pimpinan untuk suksesnya misi perusahaan. Serta satu yang butuh diakui oleh sekretaris adalah kalau seseorang pimpinan tidaklah tokoh prima. Bila pimpinan dengan lumrah berlaku kasar atau tidak sabar pada sekretarisnya atau bawahannya, peluang pimpinan tengah memiliki problem. Baiknya sekretaris selekasnya mengertinya. Mohon maaf bila lakukan kekeliruan serta menyibukkan diri dengan pekerjaan yaitu langkah paling baik yang dikerjakan. Aksi yang lebih bijaksana yaitu melakukan perbaikan pekerjaan serta beradaptasi dengan tingkah laku pimpinan itu. Kembali sekali lagi ke pernyataan awal kalau sekretaris jadi orang yang terpercaya jadi penyimpan rahasia, jadi baiknya sekretaris menghimpit rasa sok tahu dengan menampik keinginan info lewat cara tidak menyebabkan kesan seakan-akan ketahui satu rahasia. Dengan hal tersebut mengecilkan peluang bocornya rahasia perusahaan. Yang paling penting dalam peranan sektretaris yaitu melindungi kewibawaan pimpinan baik didalam ataupun diluar lingkungan perusahaan. 

Sekian sebagian peranan serta tanggung jawab sekretaris dalam perusahaan. Untuk setelah itu diinginkan bersama pimpinan menolong meningkatkan perusahaan.